RELEVAMIENTO DE ARCHIVOS MUNICIPALES Y COMUNALES (Liliana Montenegro)

Opúsculo correspondiente al Tomo VI: Departamento LA CAPITAL

Los trabajos presentados en el I Congreso de Historia de los Pueblos de la Provincia de Santa Fe, realizado del 8 al 10 de Noviembre de 1982, fueron publicados los tres primeros tomos por el gobierno de la provincia; conforme al siguiente detalle: Tomo I: Reglamento, lista de trabajos, autores y localidades por comisión; Actas del Congreso; Tomo II: Dpto. Castellanos, Tomo III: Dptos. Constitución, Garay, General López (1ª. Parte).

Los tomos IV y V correspondientes a los Dptos. General López (2da. Parte) General Obligado e Iriondo fueron editados por la imprenta de la Universidad Nacional del litoral, merced a un convenio suscripto, durante la gestión del Dr. Juan Carlos Hidalgo, siendo secretario de Asuntos Culturales el Prof. Jorge Ricci.

En el empeño nunca concluído del Archivo General por cumplir con el compromiso contraído con los autores y localidades concurrentes al Congreso, reinicia la publicación, gracias a la gestión del Sistema Provincial de Informática con los opúsculos presentados esta vez en forma individual.

Introducción:

Con motivo de las III Jornadas de Archiveros del Poder Ejecutivo y Organismos Descentralizados de la Provincia de Santa Fe, llevadas a cabo en la ciudad de Santa Fe, durante Agosto de 1981, se consideró la posibilidad de realizar un relevamiento de los archivos municipales y comunales que permitiera encarar a posteriori un planeamiento archivístico.

Asumida la tarea por el Archivo General de la Provincia, a fines del año 1981 se remitieron las correspondientes planillas de relevamiento.

De las 355 municipalidades y comunas existentes hasta agosto de 1982, solo habían contestado 137. Ante la necesidad de contar con cifras más cercanas a la realidad en Setiembre se giró radiograma NR-92184 a las municipalidades y comunas que contaban con equipos de radio y que no habían respondido.

De estas comunas se les envió nuevamente planillas a 47 y personalmente fueron entregadas 7.

En aquellos casos de comunas carentes de equipos de radio se les envió planillas con la correspondiente nota en un número de 16, lo que hace un total de 70 planillas.

De las cifras expuestas sobre un total de 355 municipalidades y comunas, respondieron en primera instancia 137, en segunda instancia 111; habiéndolo hecho 3 mediante radiograma o telegrama.

En la recolección de la información no fueron tenidas en cuenta las municipalidades de Villa Constitución, (Departamento Constitución) y Reconquista, (Departamento General Obligado); y las comunas de Colonia Clara, (Departamento San Cristóbal); Villa Eloísa y Carrizales del Dpto. Iriondo, lo mismo que las comunas de María Teresa del Dpto. Gral. López y Raquel (Dpto. Castellanos), por haber llegado luego de la fecha de recepción, para la elaboración de datos.

El presente trabajo constituye una primera aproximación a la problemática archivística provincial en el ámbito de los archivos municipales y comunales. Este relevamiento se convierte en un paso inicial para el conocimiento de la realidad archivística provincial. Paso que permitirá encarar a posteriori una tarea de planificación en el sector.

El cuestionario base utilizado en el relevamiento, ha sido concebido con los elementos básicos a tener en cuenta, para este tipo de tarea.

Se parte de una pregunta general acerca de si se posee archivo de la documentación que se produce, como así también una reglamentación interna para su funcionamiento.

Otros aspectos considerados se refieren al tipo de documentación que se conserva: Histórica o Administrativa; y dentro de ambas los Tipos Documentales que la integran dando posibles opciones tales como Ordenanzas, Decretos, Expedientes, Notas, otros; los Elementos de guarda, considerando: Tomos, Cajas, Biblioratos, Paquetes y Libros; y Estado en que se conserva la documentación, pudiendo ser este Bueno, Regular o Malo.

Se pregunta además si la documentación está ordenada, si existen auxiliares descriptivos, si está prevista la consulta o sólo sirve a los fines internos de la institución, si se realizan operaciones de mantenimiento, habiendo sido consideradas la desinsectación y el reordenamiento y control.

El último aspecto considerado se refiere al personal que se desempeña en el Archivo, el cargo que ocupa y el grado de preparación.

Los últimos datos se refieren al nombre del responsable de la confección del relevamiento y lugar y fecha.

La información que proporcionan los cuestionarios fue volcada en planillas por departamentos. De modo que los primeros porcentajes que se proporcionan corresponden a los 19 departamentos provinciales.

En segundo lugar se lugar se obtuvieron porcentajes generales en relación al total de municipalidades y comunas de la provincia.

En tercer lugar se suministran porcentajes en relación al número de comunas y municipalidades que contestaron al relevamiento.

Sobre los tres tipos de resúmenes mencionados se elaboraron las conclusiones generales.

El presente trabajo incluye además un proyecto de ley de archivos municipales y comunales.

CONCLUSIONES GENERALES

Fueron encuestadas 33 municipalidades de las que respondieron 26, equivalente a un 78,78% y 322 comunas de las que contestaron 222 equivalente a un 68,94%. Existen niveles como en el Dpto. Iriondo que son bajísimos llegando solo a un 36,36% los relevamientos obtenidos.

Sobre el total de las relevadas poseen archivos un 91,93%, lo que representa un 64,22% sobre el total de comunas y municipalidades existentes en la provincia. De los resultados obtenidos se deduce que 13 comunas no poseen archivos, siendo su equivalente el 5,24%, lo que representa un nivel óptimo.

Un 14,11% posee reglamentación interna para el funcionamiento de los archivos; correspondiendo un 70,16% sin reglamentación interna.

Un 62,09% tiene documentación histórica, y un 96,37% posee documentación administrativa. Las fechas topes de la documentación histórica corresponde a los años 1865-1951. Y la documentación administrativa corresponde a los años 1952 a 1982, por la ley 8399/79. Existen 9 comunas sin documentación administrativa.

Con referencia a los tipos documentales que constituyen la Documentación Histórica tenemos los siguientes porcentajes: 45,56% de Ordenanzas; 23,38% de Decretos; 22,58% de expedientes; 43,14% de notas y 15,32% de Actas. En la documentación Administrativa en cambio los registros son: 86,29% de Ordenanzas, 54,43% de Decretos; 58,06% de Expedientes; 82,25% de notas y 22,98% de Actas. El promedio de la documentación histórica es de 29,99% en comparación a la administrativa, cuyo predominio nos proporciona el promedio de 60,80%.

Los elementos de guarda comparados en forma recíproca entre documentación histórica y administrativa arrojan los siguientes valores: Tomos: 16,53% y 18,54%; Cajas: 16,93% y 42,33%, Biblioratos: 25,40% y 70,16%; Paquetes: 25,40% y 54,03%; Libros: 50% y 75,80%.

Con referencia al estado de la documentación entre Histórica y Administrativa tenemos, Bueno: 31,04% y 74,19%; Regular: 31,45% y 28,62%; Malo: 2,01% y 2,82% y Sin respuesta 33,46% y 4,43% respectivamente. De lo que deducimos que la documentación en términos generales se conserva en buen estado.

La Ordenación ha sido encarada por un 73,38% frente a un 22,98% que se encuentra sin ordenar y un 3,62% que no respondió en este rubro.

Un 18,54% posee Auxiliares descriptivos, haciendo notar que algunas comunas poseen más de un auxiliar. Sobre el total del relevamiento tenemos un 12,90% que posee inventarios, un 11,29% que posee guías, un 2,01% que posee catálogos y un 2,01% índices.

Un 41,93% ha previsto la consulta, frente a un 68,14% que solo utiliza la documentación para los fines internos de la institución.

Operaciones de mantenimiento como ser desinsectación han sido encaradas por un 48,79%; mientras que un 55,24% realiza operaciones de reordenamiento y control.

El 31,85% de los archivos carece de personal. En cuanto a los niveles educacionales del mismo, solo un 2,01% asistió a cursos de capacitación archivística. El 24,19% si bien posee personal no respondió sobre el estado de preparación de su personal. En cuanto al resto un 10,08% posee estudios primarios, el 25,40% ha realizado estudios secundarios, el 1,20% ha realizado estudios terciarios y solo un 1,61% posee nivel profesional.

Estas cifras nos colocan frente a una realidad incontrastable y ponen de manifiesto la necesidad de capacitar al personal de los archivos municipales y comunales.

En términos generales hay un desconocimiento del lenguaje archivístico por parte de muchas de las personas que tuvieron a su cargo la respuesta del relevamiento.

Otra de las observaciones que es factible remarcar es el hecho que aparentemente, muchas comunas se rigen por los alcances del Código Civil y de Comercio, en cuanto a la prescripción para la destrucción de la documentación, porque en muchas comunas se ha observado que su documentación administrativa posee una antigüedad menor de 10 años.

PROYECTO DE LEY

VISTO:

El Expediente N°, del MINISTERIO DE GOBIERNO, mediante el cual el Archivo General de la Provincia, eleva para su aprobación el proyecto de ley para el funcionamiento de los archivos municipales y comunales de la provincia y en ejercicio de las facultades legislativas conferidas por la Junta Militar en la Instrucción N° 1/77 (Art. 1°, apartado I, 1), y:

CONSIDERANDO:

Que, es de imperiosa necesidad, que la Provincia de Santa Fe, tenga un instrumento legal que regule el Patrimonio Documental comprendido en el ámbito municipal y comunal del territorio de la provincia, en lo que se refiere a la conservación, mantenimiento, defensa y acrecentamiento.

Que, se han promulgado las leyes 5516/61, 8399/79 y Decreto 2232/82, haciéndose necesario ampliar facultades, proyectando la presente ley sin perjuicio de las mencionadas.

Que el Archivo General de la Provincia, ha presentado un estudio del relevamiento de archivos municipales y comunales del cual se deducen las necesidades y requerimientos del Patrimonio Documental Municipal y Comunal.

Que, en las conclusiones generales del relevamiento se observa que un 70,16% de las municipalidades y comunas no posee reglamento interno, y un 81,46% carece de auxiliares descriptivos.

Que, un 37,91% de las municipalidades y comunas posee documentación histórica, que en muchos casos pudo ser destruída indiscriminadamente y es atribución del gobierno proteger este patrimonio;

Por todo ello:

EL GOBERNADOR DE LA PROVINCIA SANCIONA Y PROMULGA CON FUERZA DE LEY:

Articulo 1º: La presente ley regulara el funcionamiento de los archivos municipales y comunales de la Provincia de Santa Fe.

Articulo 2º: Extiéndase los alcances de las leyes 5516/16, 8399/79 y Decreto 2232/82 a la organización de los archivos municipales y comunales.

Articulo 3º: A los efectos de la organización y cumplimiento de sus funciones los archivos municipales se dividirán en las categorías que estipula la ley orgánica de municipalidades.

Articulo 4º: Los archivos comunales se dividirán en las categorías que establece la ley orgánica de Comisiones de Fomento.

Articulo 5º: Constituye el Patrimonio Documental de los municipios y comunas la documentación producida o recibida en función de sus actividades.

Articulo 6º: Será obligación de las municipalidades y comunas conservar en archivos propios el Patrimonio Documental.

Articulo 7º: Cada municipalidad y comuna deberá dictar su reglamento interno que regule su funcionamiento.

Articulo 8º: Los archivos que a la fecha cuenten con reglamentación, deberán adecuar los términos de la misma a la presente ley.

Articulo 9º: Las comunas y municipalidades deberán elaborar sus auxiliares descriptivos dando preferencia al inventario, debiendo pasar indefectiblemente una copia al Archivo General, en el termino de un año a partir de la sanción de la presente.

Articulo 10º: Las municipalidades y comunas deberán regular los servicios de consulta de los respectivos archivos.

Articulo 11º: Las autoridades municipalidades y comunales deberán nombrar un responsable del archivo municipal o comunal.

Articulo 12º: Regístrese, comuníquese y archívese.