SANTA FE, 30 de julio de 1988

VISTO:

El Expediente Nº 346.482-A-1987, del registro de este Ministerio, mediante el cual el Archivo General de la Provincia solicita la aprobación de las "Normas para la Ejecución del Decreto Nº 1320/87" y diagrama de "Inventario de Series"; y

CONSIDERANDO:

Que por el Decreto Nº 1320 de fecha 30 de abril de 1987, se aprobó el Proyecto de aplicación "Descripción Colectiva" en los Archivos Jurisdiccionales y Sectoriales dependientes del Poder Ejecutivo;

Que a los fines de dar cumplimiento con las disposiciones de la referida norma legal, es menester proceder a su reglamentación, conforme a lo expresado por el Archivo General de la Provincia;

Por ello,

EL MINISTRO DE GOBIERNO

RESUELVE:

ARTICULO l. - Aprobar la reglamentación del Decreto Nº 1320 de fecha 30 de abril de 1987, que como Anexo forma parte del presente acto administrativo.

ARTICULO 2. - Regístrese, hágase saber y archívese.

Dr. Edgardo Zotto

Para el Artículo 1): Se entiende por "Descripción Colectiva", la descripción de grupos, subgrupos y series documentales, que realizan los archivos del Poder Ejecutivo.

Grupo: Se denomina así la Unidad documental mayor, integrada por un conjunto de documentos orgánicos producidos o recibidos por una dependencia en el desempeño de las funciones, para cumplir con los fines establecidos.

Subgrupo: Recibe este nombre la Unidad documental intermedia que existe cuando la complejidad orgánica y funcional de la Entidad así lo exigen. El Subgrupo refleja las actividades que se realizan para el cumplimiento de las funciones.

Serie: Es la Unidad documental intermedia que forma parte del fondo documental y consta de documentos que poseen caracteres comunes: la misma ordenación (cronológica, alfabética, etc.), el mismo tipo documental (correspondencia, planilla de haberes, etc.), y el mismo asunto o actividad. La Serie puede ser identificada por:

a) el tipo documental (nota, informe, acta, comprobante, etc.): el asunto a que refiere; y

b) por los expedientes según los distintos asuntos que tratan.

La serie agrega al tipo documental Fechas Tope y el orden cronológico, alfabético, etc.

Para el Artículo 2): Se entiende por "Inventario" la descripción exacta y precísa de todos los documentos de un archivo, cuyos asientos se ordenan siguiendo el orden de la archivalía y tienen como fin principal dar constancia de los documentos y como fines secundarios, la búsqueda, el control y el estudio del acervo documental.

Para el Artículo 3): Se entiende por "Inventario de Series", aquel que en cada asiento descriptivo registra una serie Documental.

En su Diagramación se consideran tres áreas:

1) "Encabezamiento" con datos comunes a todos los asientos de planilla;

2) "Encolumnado" para datos que varían en cada asiento;

3) "Datación": lugar y fecha del inventario, firma del responsable y sello del archivo.

Se denomina "Entidad Productora", la dependencia gubernamental o entidad que produjo los documentos. El origen y procedencia de los documentos inventariados deben reflejarse, con el menor número posible de subdivisiones administrativas u orgánicas. Por ejemplo: Ministerio de Agricultura y Ganadería. Subsecretaría de Agricultura y Ganadería. Dirección de Extensión e Investigación Agropecuaria.

Asiento: Cada número que se consigna corresponde a la registración de cada Serie. La denominación de ésta puede figurar en el lomo de la unidad de conservación. Puede ser un nombre puesto por los usuarios, no técnico distinto del nombre del tipo documental.

Si la serie está integrada por expedientes, se deberá poner una cruz; de lo contrario, un guión.

Se denomina "Tipo Documental", uno de los caracteres externos de los documentos que consiste en la índole física especial determinada por una actividad específica y fácil de distinguir, vb., informes, cuestionarios, notas, balances, planillas, dictámenes, etc.

Cualquier información de interés que se estime conveniente registrar podrá hacerse en el espacio reservado a "Observaciones". Puede ser alguno de los caracteres externos no registrados en el encabezamiento, ni en el encolumnado. Por ejemplo, la clase documental (se observa cuando se encuentra alguna serie cuyo soporte no sea papel) y la forma documental (se observa cuando alguna serie es copia y no original).

Para el Artículo 4): Se entiende por "Fechas Tope", la fecha de inicio y término de la Serie. 1955-1987. Puede haber documento de fecha aislada, va entre paréntesis (1955) 1955-1987. Puede haber lagunas que dar a conocer 1955-1987 (falta 1972-1973).

Para el Artículo 5): La extensión de cada Serie Documental se proporcionará en metros lineales (indicados como m) de los estantes que ocupan (o de sus equivalentes) que correspondan a un metro de largo y que alcancen un promedio de 26 cm. de profundidad y 38 cm. de altura. Las mediciones cúbicas del material de archivos, el número de cajas. etc. deberán convertirse en metros lineales del modo siguiente: 1 metro cúbico = 10 metros lineales.

Para el Artículo 6): Las "Unidades de Conservación" deberán ser descriptas, indicando el "Tipo" (Cajas, atados, tomos, etc.) y la "cantidad".

"La signatura Topográfica" constará de tres números. El primero estará referido al número de Sala o Depósito (en el supuesto que se posea más de uno). El segundo, al estante y el tercero, al anaquel. Ejemplo: 2.25.3 (Sala 2, Estante 25, Anaquel 3).

Para el Artículo 7): Anualmente, el inventario será actualizado, con la información de las series que continúan produciéndose, agregando las nuevas.

Para los Artículos 8), 9) y 10): La Accesibilidad Documental: La Libre Accesibilidad (L. A.) debe ser garantizada. Los documentos de Acceso Libre sólo se comunicarán en los casos de:

• investigaciones emprendidas por las administraciones de los poderes públicos;

• investigaciones emprendidas por las administraciones de los que provienen los archivos;

• investigaciones de índole científica que puedan ser objeto de .publicación;
• investigaciones de índole científica que realicen estudiantes o profesionales que preparan informes, seminarios, monografías o tesis destinadas a permanecer inéditas;

• necesidades relativas a la publicidad cultural de la prensa, la radio, la televisión o el cine;
• investigaciones que permitan a los interesados fundamentar algún derecho.

Los Documentos de Acceso Libre (L.A.) deben ser comunicados al público, cualquiera fuera el lugar donde se conservaren.

Las formalidades reglamentarias exigidas para consultar los documentos será la de acreditación de identidad. Esta se limitará al nombre y dirección del solicitante y al número de su documento de

identidad.

Los formularios de inscripción de los investigadores deberán registrar el tema y objetivo de su investigación, destinada a que los servicios del archivo puedan conocer las tendencias globales de la investigación y preparar sus propias estadísticas. Se solicitará a todo investigador que firme una declaración por la cual se compromete a respetar, previo conocimiento, las normas de consulta en las que deberán estar incluídas las limitaciones establecidas para la reproducción de documentos. La declaración puede estar contenida en el mismo formulario de inscripción.

Para evitar que se confundan y mezclen los documentos conservados en cartapacios, legajos de archivo, cajas, etc., sólo se entregará una unidad de conservación por vez al mismo investigador. En cambio, no se impone cuando se trata de obras voluminosas o de documentos de grandes dimensiones, porque en ese caso el riesgo de que se confundan es inexistente.

Los servicios de archivos tienen la obligación de proteger los documentos que conservan contra los peligros que podrían correr debido a su manipulación demasiado frecuente o poco cuidadosa. En el caso que un documento se encuentre en mal estado físico, cabría - siempre que ello fuera posible - restaurar el documento, fotografiarlo o microfilmarlo. Las mayores precauciones deberán presidir la comunicación de documentos frágiles y sólo se efectuarán bajo una vigilancia particularmente rigurosa.

El Acceso Restringido (A.R.) se establecerá teniendo en cuenta la existencia de:

Documentos Reservados (A.R.1): se califican de documentos reservados aquellos que por el valor de la información que contienen se considere necesario establecer grado de reserva en torno al proceso de decisión y de administración.

Documentos Confidenciales (A.R.2): se califican así aquellos cuyo conocimiento pueda llegar a atender contra la vida privada y seguridad de las personas e instituciones.

Documentos Secretos (A.R.3): se califican de secretos, aquellos documentos cuyo conocimiento pueda llegar a ser atentatorio contra la seguridad estatal y gubernamental o que pueda alterar el orden público.

Cuando los documentos contengan información de la cual deban tomar conocimiento desde un determinado nivel jerárquico, los funcionarios tomarán sus providencias para que no sea conocida por niveles jerárquicos no autorizados.

Los documentos de acceso restringido deberán tener "plazos de comunicabilidad" - plazo determinado de tiempo que al expirar, podría ser comunicados -. Se establecerán en forma relativa: 30 años.

Se exhibirá en las salas de lectura de los archivos el inventario o se imprimirá y entregará a cada investigador o usuario que recurra al depósito de archivo.

Se distinguirán los documentos excluídos del libre acceso, hasta la expiración del plazo general fijado, sea mediante un sello (tipo "comunicación al término de 30 años" o "comunicación al término de 15 años"), o bien conservándolos en una carpeta de color determinado con la indicación del "plazo de comunicabilidad". Incumbe a la entidad productora ponerle el sello o colocarlo en la carpeta especial.

Se contemplarán también los procedimientos para las "autorizaciones excepcionales" y las autoridades políticas y/o administrativas que concederán las autorizaciones. Ejemplo: Jefe de Archivo y Director del Área u Organismo de donde provienen los documentos.

Deberá incluírse una cláusula en la que se deje constancia que los beneficiarios de "Autorizaciones excepcionales de comunicación de documentos" deben observar las leyes relativas al respeto de la vida privada y a la protección de los intereses públicos.

Esas autorizaciones excepcionales seran estrictamente personales y no podrán, en consecuencia, ser trasladadas a nadie que no sea el titular; restrictivas (una lista de los documentos asequibles acompaña a la autorización) y objeto de condiciones precisas (prohibición de fotocopiar los documentos, prohibición de publicar determinadas informaciones contenidas en ellos, en particular los de índole nominativa). La violación de estas condiciones expone al contraventor a procedimientos judiciales.

En cada Entidad Productora se procederá al dictado de Resolución aprobándolos distintos grados de accesibilidad y confidencialidad de los documentos. En caso de documentos con acceso restringido, se detallará hasta qué niveles jerárquicos pueden ser comunicados y las condiciones en que será librada la consulta.

Para el Artículo 11): La norma utilizada para el formulario de inventario será la IRAM 3001 de formatos de papeles. Serie básica A4 210/297 mm. La diagramación la efectuará el Archivo General de la Provincia de Santa Fe, conforme al formulario que se anexa al presente.