DECRETO Nš 1320
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SANTA FE, 30 de abril de 1987
VISTO:
El Expediente Nš 343.267-A-1986, del MINISTERIO DE GOBIERNO, mediante el cual el Archivo General de la Provincia, eleva para su aprobación el proyecto de aplicación de la "descripción colectiva" en los Archivos Jurisdiccionales y Sectoriales dependientes del Poder Ejecutivo; y
CONSIDERANDO:
La necesidad de facilitar las tareas de inspección y fiscalización del Archivo General de la Provincia, conforme Arto 16, Incisos e) y f) de la Ley Nš 5516; y al mismo tiempo orientar la consulta de los diferentes usuarios de la información, hacia los archivos jurisdiccionales y sectoriales del Poder Ejecutivo, a fin de contribuir con ello a que los documentos en su fase archivística estén disponibles para la consulta;
Que es menester adoptar para los Archivos Jurisdiccionales y Sectoriales una política descriptiva, de acuerdo a un plan organizado se.gún un criterio de urgencia mayor;
Que ello implica incorporar en el sistema de técnicas descriptivas, la descripción colectiva, cuyas unidades de descripción son los fondos, divisiones y subdivisiones de documentos orgánicos ordenados según "los principios archivísticos de Procedencia y del Orden Original";
Que de esta manera la descripción colectiva permitirá al Archivo General y a los interesados obtener una información preliminar y completa sobre toda la existencia documental de los archivos, que les habilite para hacer luego indagaciones posteriores más profundas;
Que el hacer accesibles los fondos, abarca dos etapas: la definición de las normas relativas el uso de los documentos y la ejecución de dichas normas;
Que a fin de uniformar los procedimientos, en lo que hace al control documental y al mismo tiempo determinar con exactitud el grado de accesibilidad y confidencialidad de las Series Documentales, integrantes de los fondos del Poder Ejecutivo, en su fase archivística;
Que conforme a lo dispuesto por los Arts. 4, Incs. a) 1 y a) 3, 14, 18 y 19 del Decreto Nš 2232/82;
Por ello y atento lo dictaminado por Asesoría Letrada del Ministerio de Gobierno,
EL GOBERNADOR DE LA PROVINCIA
DECRETA: .
ARTICULO l. - En los Archivos Jurisdiccionales y Sectoriales del Poder Ejecutivo, en una primera etapa de la tarea descriptiva, se utilizará la técnica de "Descripción Colectiva".
ARTICULO 2. - Cada responsable de archivo Jurisdiccional o Sectorial elaborará un inventario de los documentos que conserva.
ARTICULO 3. - El inventario exigido a los fines de control será el iventario de Series Documentales.
ARTICULO 4. - Se establecerá la antigüedad de las Series Documentales, fijándose las fechas tope: desde el comienzo al fin de su producción o hasta el momento de confección del inventario, en el caso de Series que aun continúen produciéndose.
ARTICULO 5. - Se proporcionará la extensión lineal de cada Serie Documental descripta.
ARTICULO 6. - Deberá registrarse el tipo de unidades de conservación, la cantidad de unidades que integran la Serie y la Signatura Topográfica respectiva.
ARTICULO 7. - El inventario será actualizado anualmente con los documentos que vayan incorporándose a las Series descriptas.
ARTICULO 8. - A los efectos de la Accesibilidad Documental, cada Serie deberá tener establecidos los diferentes grados de Accesibilidad y Confidencialidad.
ARTICULO 9. - En los casos que se trate de documentación con acceso restringido, esa restricción deberá estar fundamentada, detallándose hasta que niveles jerárquicos administrativos afecta y en que condiciones será librada la consulta.
ARTICULO 10. - Los grados se estructurarán en la siguiente forma:
Siglas a utilizar
a. Libre Acceso (L. A.)
b. Acceso Restringido (A.R.)
B. l. Reservado (A.R.-l)
B. 2. Confidencial (A.R.-2)
B. 3. Secreto (A.R.-3)
ARTICULO 11. - El Archivo General suministra el modelo normalizado de inventario.
ARTICULO 12. - Regístrese, comuníquese, publíquese y archívese.
Descarga Archivo: Inventario de descripción colectiva y accesibilidad decreto 1320
VERNET
Edgardo Zotto
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