SANTA FE, 30 de abril de 1987

VISTO:

El Expediente Nº 343.267-A-1986, del MINISTERIO DE GOBIERNO, mediante el cual el Archivo General de la Provincia, eleva para su aprobación el proyecto de aplicación de la "descripción colectiva" en los Archivos Jurisdiccionales y Sectoriales dependientes del Poder Ejecutivo; y

CONSIDERANDO:

La necesidad de facilitar las tareas de inspección y fiscalización del Archivo General de la Provincia, conforme Arto 16, Incisos e) y f) de la Ley Nº 5516; y al mismo tiempo orientar la consulta de los diferentes usuarios de la información, hacia los archivos jurisdiccionales y sectoriales del Poder Ejecutivo, a fin de contribuir con ello a que los documentos en su fase archivística estén disponibles para la consulta;

Que es menester adoptar para los Archivos Jurisdiccionales y Sectoriales una política descriptiva, de acuerdo a un plan organizado se.gún un criterio de urgencia mayor;

Que ello implica incorporar en el sistema de técnicas descriptivas, la descripción colectiva, cuyas unidades de descripción son los fondos, divisiones y subdivisiones de documentos orgánicos ordenados según "los principios archivísticos de Procedencia y del Orden Original";

Que de esta manera la descripción colectiva permitirá al Archivo General y a los interesados obtener una información preliminar y completa sobre toda la existencia documental de los archivos, que les habilite para hacer luego indagaciones posteriores más profundas;

Que el hacer accesibles los fondos, abarca dos etapas: la definición de las normas relativas el uso de los documentos y la ejecución de dichas normas;

Que a fin de uniformar los procedimientos, en lo que hace al control documental y al mismo tiempo determinar con exactitud el grado de accesibilidad y confidencialidad de las Series Documentales, integrantes de los fondos del Poder Ejecutivo, en su fase archivística;

Que conforme a lo dispuesto por los Arts. 4, Incs. a) 1 y a) 3, 14, 18 y 19 del Decreto Nº 2232/82;

Por ello y atento lo dictaminado por Asesoría Letrada del Ministerio de Gobierno,

EL GOBERNADOR DE LA PROVINCIA

DECRETA: .

ARTICULO l. - En los Archivos Jurisdiccionales y Sectoriales del Poder Ejecutivo, en una primera etapa de la tarea descriptiva, se utilizará la técnica de "Descripción Colectiva".

ARTICULO 2. - Cada responsable de archivo Jurisdiccional o Sectorial elaborará un inventario de los documentos que conserva.

ARTICULO 3. - El inventario exigido a los fines de control será el iventario de Series Documentales.

ARTICULO 4. - Se establecerá la antigüedad de las Series Documentales, fijándose las fechas tope: desde el comienzo al fin de su producción o hasta el momento de confección del inventario, en el caso de Series que aun continúen produciéndose.

ARTICULO 5. - Se proporcionará la extensión lineal de cada Serie Documental descripta.

ARTICULO 6. - Deberá registrarse el tipo de unidades de conservación, la cantidad de unidades que integran la Serie y la Signatura Topográfica respectiva.

ARTICULO 7. - El inventario será actualizado anualmente con los documentos que vayan incorporándose a las Series descriptas.

ARTICULO 8. - A los efectos de la Accesibilidad Documental, cada Serie deberá tener establecidos los diferentes grados de Accesibilidad y Confidencialidad.

ARTICULO 9. - En los casos que se trate de documentación con acceso restringido, esa restricción deberá estar fundamentada, detallándose hasta que niveles jerárquicos administrativos afecta y en que condiciones será librada la consulta.

ARTICULO 10. - Los grados se estructurarán en la siguiente forma:

Siglas a utilizar

a. Libre Acceso (L. A.)

b. Acceso Restringido (A.R.)

B. l. Reservado (A.R.-l)

B. 2. Confidencial (A.R.-2)

B. 3. Secreto (A.R.-3)

ARTICULO 11. - El Archivo General suministra el modelo normalizado de inventario.

ARTICULO 12. - Regístrese, comuníquese, publíquese y archívese.

Descarga Archivo: Inventario de descripción colectiva y accesibilidad decreto 1320

VERNET

Edgardo Zotto