La documentación archivada en este organismo es de procedencia diversa,si bien ha sido producida en el ámbito provincial. En razón de esta procedencia diversa, los fondos del Archivo Histórico no tienen carácter homogéneo. Sin embargo, si poseen un denominador común cual es el ámbito geográfico al que corresponde la documentación, es decir, la provincia de Santa Fe.

Esta circunstancia le asigna al Archivo General de la Provincial el carácter de fuente indúbita, fundamental y básica para el estudio de la historia general de la provincia y en particular para la de su evolución administrativa.

La integración de sus fondos fue encargada en primer término, en cumplimiento de objetivos eminentemente históricos, luego, al jerarquizarse la institución con el carácter de Archivo General de la Provincia, se sumó el interés administrativo. A partir de ese momento es el receptor natural y obligatorio de la documentación producida por la administración pública provincial, la que le transfieren los archivos jurisdiccionales y sectoriales del Poder Ejecutivo. Paralelamente, la institución procura rescatar la documentación producida por el Poder Judicial que por ley orgánica puede destruirse. Con el objeto de conservar aquella que es de interés históricos ha realizado convenios de transferencia y tenencia.

También es preocupación permanente del archivo provincial informarse sobre los papeles privados de valor históricos existentes en poder de particulares -para asentarlos en un Registro creado a ese fin con el objeto de preservarlos, previa declaración de interés histórico y ofrecerlos a la consulta en el domicilio del poseedor, como también para recepcionar esos fondos si sus poseedores deciden donarlos-, debido a que son importantes para la investigación de la historia provincial.